Dossier Preventivi. Consigli utili prof Carlini

Perché questo dossier preventivi 

Scrivere un preventivo è un’azione che più volte si ripete, nello stesso giorno in ogni impresa sia in Italia che ovunque ci sia un sistema economico. I problemi però sono sempre gli stessi. Cosa scrivere in un’offerta oltre i prodotti richiesti e il prezzo con le modalità di consegna e pagamento? Soprattutto che probabilità di successo ha un preventivo quando troppo spesso funge “da spalla” per altre offerte, formulate dalla concorrenza? Conviene dare maggiore risalto alla parte tecnica descrittiva? Queste domande sono state fatte da diversi lettori di LAMIERA alla Redazione, affinchè si potesse avviare una ricerca sull’argomento che non fosse teorica e manualistica, bensì molto pratica, coinvolgendo altre imprese nella loro esperienze.

Un preventivo tecnico o discorsivo?

Sfatiamo subito un mito: non esiste la formula magica per preparare un preventivo. Non solo, ma scriverne di sempre uguali, come se fossero la firma dell’azienda è sbagliato.
Il preventivo è un’offerta che si presenta a una persona la quale può essere sia l’ufficio acquisti di un’azienda che un privato. Il grado di percezione e adesione che questo personaggio può esprimere sul preventivo che gli viene offerto è del tutto personale rientrando così nel “mare magnum” delle percezioni e gradimento individuale, Detto in altre parole, se piace a tizio non interessa a caio. E’ gioco forza che per scrivere un preventivo bisognerebbe conoscere la persona che lo riceve al fine di “fargli un vestito su misura”. Con questo tipo di impostazione il ragionamento evolve su aspetti squisitamente psicologici.

Uomini, donne e uome (quest’ultimo un mix tra i due caratteri)

Quanto qui detto proviene dagli studi di sociologia applicati alla società occidentale e riscontrati negli ultimi 40 anni; questo vuol dire che al di fuori dell’Occidente ci sono altri schemi comportamentali a cui far riferimento. E’ un po’ come dire, che prima di vendere qualcosa, serve inquadrare il contesto culturale e comportamentale delle persone.
Se questo ragionamento è condiviso ecco alcuni aspetti da considerare:

DONNE

E’ molto improbabile che questa fascia di età possa essere chiamata a esaminare un preventivo per decidere se aderire o no. In ogni caso, per dovere di completezza si descrive anche questa fascia comportamentale. Le ragazze/donne in questa prima fascia sono molto, ma molto impegnate ad attendersi dalla vita tante/troppe cose immaginando che il mondo non stia che attendendo loro. Ne consegue che il livello di pretese è altissimo e sempre in incremento. Per vendere alla prima fascia, ad esempio, servono negozio molto illuminati, con più entrate, che consentano su più piani ai ragazzi di salire e scendere e seguire così un tour itinerante di visita. Sarà importante oltre alla luce intensa anche un rumoroso supporto musicale quasi fastidioso! I prezzi dovranno essere allineati alla qualità ma tendenti verso il basso (P = Q) Qui il preventivo sarà spartano, molto economico, stampato su carta da riciclo, con gusto e colore.

Le donne in questa fascia d’età sono reduci dall’aver tanto cercato e atteso ma ricevuto veramente poco. In queste condizioni hanno smesso d’attendere riducendo le attese, mantenendosi comunque su livelli molto alti. Traducendo in termini di marketing lo schema, qui c’è un patologico bisogno esibizionistico, per cui i livelli di spesa sono altissimi e particolarmente frivoli al solo megalomane gusto d’apparire. Al chiassoso negozio si preferisce la boutique, dove si vuole spendere tanto per soddisfare le proprie necessità, inseguendo la marca come se questa fosse automaticamente immagine. Il rapporto prezzo qualità di conseguenza cambia rispetto la prima fascia per cui il prezzo (P) è più importante della qualità (Q). Il preventivo dedicato a questa parte di umanità esalterà il bisogno d’immagine e d’apparire confondendolo con lo status sociale suggerendo che quanto questo aspetto possa avere ricadute negli affari e nei rapporti umani. Laddove invece la proposta sia squisitamente tecnica, come nella compravendita di metallo, i punti forti sono l’immagine verso i successivi clienti che si avrebbe in presenza di una componentistica di qualità. E’ il caso di quell’impresa che non importa più tubi per i suoi refrigeratori dalla Cina ma dagli USA, riscuotendo così maggiore interesse dalla clientela.(quelli cinesi difettavano in qualità)

Deluse dal non aver ricevuto quanto pensavano, le attese della popolazione femminile, in terza fascia, precipitano su livelli eccezionalmente bassi, entrando in un campo di grande apertura morale e intellettiva. Internet è piena di donne in questa fase dell’età alla ricerca di una qualità di contatti umani non facili da trovarsi causa la proverbiale immaturità di fondo degli uomini. A fronte di questa notevole apertura caratteriale la vendita si fa ora eccezionalmente tecnica. Si copra solo ciò che si capisce e se effettivamente necessario. Qui la tecnica di vendita percorre le procedure meglio note come “vendita strategica” e i termini dei fattori prezzo e qualità s’invertono rispetto le seconda fascia. Ora il vero punto di riferimento nella vendita è la qualità (Q) connessa al prezzo (P)
Il preventivo di terza fascia è “bello” nel senso che si presenta bene, fa uso del colore ed è particolarmente profondo negli aspetti tecnici che qui sono molto descrittivi (si tengano presente le istruzioni utilizzate in ambito modellismo per dare un’idea sia dei singoli particolati che la visione d’insieme dei pezzi). Sostanzialmente si può affermare che il preventivo di terza fascia è al top del suo genere ricalcando lo schema del depliant per un’autovettura.

Qui avviene che a fronte di una grande apertura e disponibilità, verso i 55 anni le donne escano dal mercato delle relazioni, nel senso che se la vita e le connesse opportunità si accostano a loro bene, ma proseguire a lottare come fatto sino ad ora, non è più un modello comportamentale accettato. Tecnicamente si entra nella fase “outside” (fuori mercato) quindi si va volentieri da sole a fare una passeggiata, un museo, si legge un libro e quant’altro. In termini di marketing si torna alla dimensione P = Q ma su una prospettiva invertita rispetto la prima fascia, il che significa indirizzarsi verso un rapporto di qualità alto e poco accomodante. La qualità conta se necessaria al prezzo corretto. Laddove in terza fascia la vendita era tecnica, qui si punta a dare risposte ai bisogni. Il preventivo di quarta fascia è come quello di terza ma meno tecnico e più focalizzato sul binomio bisogno-servizio (bene). Quella certa scelta è necessaria (propedeutica) per raggiungere un nuovo standard di qualità di vita o di livello di lavorazione.
UOMINI
Sostanzialmente gli uomini seguono le stesse fasi delle donne, ma con caratteri meno estremistici e più accomodanti, ecco perché in questo dossier si è voluto cedere il passo e utilizzare come esempio “l’altra parte del cielo” nell’identificare caratteri e personalità.
UOME
Soggetti molto autoritari e decisi. Personaggi preparati che colgono i pregi e anche i difetti di entrambi i generi maschile e femminile. Un “uoma” va convinto con argomenti molto tecnici e profondi (tipico di terza fascia) altrimenti non comprerà nulla. Si parla di persone analitiche ma anche sintetiche, che apprezzano un preventivo particolarmente ricercato, completo ma non ingombrante.

Le conclusioni da trasformare in strategie

Da questa esposizione deriva quanto non sia possibile formalizzare un preventivo senza sapere chi lo esaminerà. Se questo dovesse essere il contesto, sarà opportuno restare nella “terza fascia”, immaginando che siano questi i caratteri più comuni di un responsabile degli acquisti in azienda.
Concludendo, un preventivo in seconda fascia sarà molto scenico, laddove diventa tecnico per la terza fascia mentre in quarta scandaglierà principalmente i bisogni dell’acquirente.

Come bilanciare il preventivo

Oltre i concetti di fascia qui applicati, un preventivo è suddiviso in parti che sono:
a) l’introduzione che spiega come si è giunti alla formazione del preventivo (3 righe)
b) la parte tecnica
c) quella economica
d) i termini di consegna o di realizzazione.
Oltre alla parte introduttiva, sempre molto sintetica, il peso in percentuale delle altre 3 parti del preventivo dipende dalla fascia d’età di colui/colei che andrà ad esaminare questo documento. In questo modo se in terza fascia sicuramente il 60% del preventivo sarà centrato sulla parte tecnica, questa si ridimensiona al 40% in seconda fascia e al 50% in quarta. Ecco uno schema:
Fascia incidenza percentuale sul totale del preventivo per singola parte
1° parte tecnica al 30%, quella economica al 60% – 10% tra introduzione e consegna
2° parte tecnica al 40%, quella economica al 50% quindi le altre parti del documento
3° parte tecnica al 60%, quella economica al 30% quindi le altre parti del documento
4° parte tecnica al 50%, quella economica al 50% quindi le altre parti del documento

INTERVISTA a favore del dossier preventivi. Si ringrazia la Molino Inox sas dalla provincia di Messina nella persona del suo titolare, Enzo Molino. Questa azienda è attiva da diversi decenni sul mercato dei metalli e inox . Fattura circa 6 milioni di euro con 11 dipendenti.

chi scrive o formula i preventivi nella Sua impresa?

è un’azione che vene svolta esclusivamente dall’ufficio commerciale.

per quale motivo il committente chiede di modificare il preventivo? Punta alla riduzione dell’ordine per spuntare uno sconto o per un confronto con un’altra azienda?

quasi sempre per spuntare uno sconto maggiore non disdegnando un costante confronto con altre aziende.

quali sono i fattori più difficili da calcolare nella stesura del preventivo: il costo delle materie prime quello della manodopera delle macchine o infine delle lavorazioni?

diciamo che vengono valutati tutti i parametri, ma ciò che incide maggiormente e il costo delle materie prime.

il preventivo è un documento tecnico o una formalizzazione della proposta? in termini percentuali quant’è la parte tecnica descrittiva nell’offerta?

il cliente che richiede il preventivo sa già tecnicamente cosa vuole, tranne che in qualche sporadica occasione, quindi e più una formalizzazione della proposta.

i tempi di realizzazione di un preventivo (al netto della sua complessità) sono circa di?

i il tempo di realizzazione di un preventivo + per lo più di 1 ora, tranne per richieste complesse che hanno bisogno di uno studio più approfondito per determinare esattamente la preparazione e la consegna dei materiali richiesti dal cliente.

in linea di massima quante probabilità di successo ha un vostro preventivo?

circa il 75% delle offerte si chiude con successo.

al solo preventivo inviato, quali azioni seguono e in che tempistica? ovvero si attendono i canonici 7 giorni per una telefonata, quindi una visita e un successivo perfezionamento?

le azioni sono quasi immediate, tutte le offerte che non si concretizzano immediatamente vengono seguite a secondo della loro complessità. Alcune sono sollecitate subito dopo qualche giorno per mezzo telefono, altre richiedono una visita presso al cliente.

se esistesse un corso di formazione “in preventivi” lo seguireste e a che costo? la Sua associazione di categoria si è mai preoccupata di questo aspetto?

non partecipo ad alcuna associazione di categoria e mi rendo conto quanto non sia corretta questa scelta, ma i costi d’adesione sono molto alti con un servizio reso alle imprese iscritte che considero modesto. Leggo con continuità le vostre riviste tra cui LAMIERA e SUBFORNITURA attraverso le quali mi sento partecipe e informato sui trend nazionali dell’industria italiana.

la Sua azienda è dotata di libri, articoli di giornale, informazioni per studiare come si scrive un preventivo oppure si regola sull’esperienza tramandata negli anni?

abbiamo personale addetto al commerciale che è stato formato con dei corsi specifici e altri che sono cresciuti in azienda.

ha un’esperienza (bella o brutta) da raccontarci in 4 righe?

ho molte storie di vita vissuta che mi procurano ancora dolore.

desidera lasciare un annuncio pertinente al tema del dossier aprendo una riflessione?

Vorrei che il Governo italiano aprisse una stagione nella sua politica estera di aiuto e assistenza verso le piccole e medie imprese aiutandoci a vendere all’estero come fanno i tedeschi e addirittura i francesi che hanno scatenato una guerra in Libia per portarci via quel mercato. Non basta organizzare qualche fiera e visite di delegazioni di industriali all’estero (turismo). Basta solo applicare il metodo tedesco. Se avessimo delle vere camere di commercio italiane in terra straniera noi potremmo operare tramite loro nella ricerca di contatti solvibili.

: trova la classificazione sopra esposta per fare un preventivo corretto interessante?

non avevo mai pensato a questa impostazione che trovo non solo originale ma intelligente. Ciò mi conferma che leggendovi c’è sempre da imparare!