Informatica al servizio dei garden. Studi del prof Carlini

Scritto da Giovanni Carlini – sociologo ed esperto di marketing

Informatica come scappatoia, tra le più diffuse per risparmiare sul numero delle persone addette. In pratica si fanno le stesse cose in un tempo ridotto e con meno persone da assumere. E’ vero! Ma il gioco al ribasso di unità lavorative, oltre determinati livelli ha portato alla sterilizzazione della creatività nella gestione dell’immagine e del prodotto. Questo concetto va approfondito.

Si fa un gran parlare, da anni, di uso dell’informatica nell’azienda, e quindi nei garden, ma questa metodica ha effettivamente ridotto i costi di gestione che aveva promesso? Negli anni 80 trasformò l’area amministrativa, quando se ne faceva già uso nella progettazione di grafica per la pubblicità, poi nei Novanta, il bisogno di software si è esteso, come una ragnatela, a tutte le funzioni, coinvolgendo di fatto ogni settore. Però se escludessimo dal sistema informatico aziendale la comunicazione, e si lasciasse solo l’elaborazione, il volume di lavoro scenderebbe del 40%. A questo punto sorge una domanda: la sola elaborazione dati, che concorre al reddito d’impresa, con che valori e spessori produce ricchezza? Ed in particolare, il valore dell’elaborazione è in grado di coprire quel 40% di volume di comunicazione, ammesso che non sia produttiva questa funzione?
Il taglio della riflessione è sociologico ed economico, non informatico, quindi resta estraneo a tutti i ragionamenti tecnici sulla capacità e potenza delle macchine, per chiedersi a cosa servono tali mezzi e soprattutto quanto reddito d’impresa producono. E opportuno precisare, in anticipo ad ogni considerazione, che il risultato d’esercizio è la somma di tanti aspetti aziendali, che qui si semplificano in fatturato, inventiva e fantasia nella gestione e vendita del prodotto, apporto dell’informatica nella sue vesti di elaborazione e comunicazione (per comunicazione si intende la sola trasmissione di messaggi e testi). Sicuramente la riflessione scatena un vespaio, perché tocca degli atteggiamenti consolidati, ma proprio per questo è meritoria di analisi. L’area amministrativa ha bisogno di informatizzazione, perché soggetta a trascrivere più volte lo stesso dato, che passa dalla prima nota, a più livelli di analisi, fino a concorrere finalmente al bilancio. In questo caso, l’elaborazione è funzionale alla semplificazione del lavoro e quindi l’informatica riduce il tempo necessario della gestione sul dato. Non c’è da dimenticare che anche l’aggregazione delle più informazioni, al fine del controllo dei costi, è di quasi immediata percezione, da parte del controller, grazie all’uso di programmi predisposti per questa funzione. Da tale riflessione emerge subito un punto fermo: chi ha la necessità di lavorare più volte lo stesso dato, trova nell’informatica un risparmio di tempo. Risparmiare tempo significa poter fare più cose, nel lasso delle ore dedicate al lavoro, e quindi cresce la sua produttività. Ma come mai, a fronte di questo dato di fatto, non è cresciuto il valore del lavoro nei servizi? Ciò che fa lievitare il controvalore, della prestazione da servizi, attualmente è il loro costo, non l’aumento di pregio del prodotto. Il prezzo monetario delle parcelle, o del lavoro amministrativo, è in crescita, ma non anche la quantità di cose fatte nel tempo dato, che giustificherebbero un maggior pagamento. Ripetendo il concetto, su un altro livello, senza confondere produttività e costo, (la produttività è il fatturato diviso il costo del lavoro) ai fini macroeconomici, si registra una crescita di valore, dei due parametri, solo perchè salgono i costi e non da incremento di cose fatte a parità di tempo, come dovrebbe essere. La spiegazione, più importante per questo fenomeno, è che a fronte di un certo quantitativo di pratiche da svolgere, l’amministrazione ed i servizi, hanno beneficiato dell’informatica per velocizzare i tempi di trattazione, ma non hanno incrementato il volume e dimensioni di problematiche svolte. In pratica, come esempio, su 100 argomenti da sviluppare prima dell’introduzione dell’informatica, oggi dopo l’ampio uso di strumenti d’elaborazione, gli stessi sono diventati 130, per naturale complicanza della vita amministrativa, ma la potenzialità, forte del risparmio di tempo, diviene 200. In fin dei conti, la produttività complessiva dello strumento amministrativo, e dei servizi, cresce di poco, se non grazie a quelle unità lavorative effettivamente in esubero, non più necessarie, perché sostituite dall’elaborazione informatica.
La conclusione è che l’amministrazione, beneficiaria dell’elaborazione dati, dovrebbe includere anche altre aree lavorative, per contribuire seriamente all’utile aziendale ed alla produttività del lavoro. Un esempio classico e molto diffuso, consiste nell’unire amministrazione e personale anche se purtroppo, la seconda funzione viene così affidata ad incompetenti, che oltre la semplice archiviazione delle pratiche personali non sanno andare. L’ideale sarebbe addestrare del personale che sia contemporaneamente sensibile alle problematiche amministrative, e che, beneficiando del supporto informatico, possa dedicarsi anche alla cura del fattore umano aziendale. Non è difficile, ma solo una questione di formazione. I punti fermi sino ad ora chiari, sono che:
a) l’informatica è utile in caso di ripetuta elaborazione del dato;
b) chi beneficia del supporto informatico, ottiene più tempo, per cui se si volesse alzare la produttività del lavoro, vanno consegnate più pratiche e quindi ulteriore attività da svolgere, anche se, la prima critica che si può indirizzare a questa riflessione è che il “peso e carico di lavoro” amministrativo è aumentato da 20 anni a questa parte per i garden.
Esaminando altre aree aziendali, in particolare nei grandi garden, collegati ai marchi che contano sul mercato, in ambito marketing, serve l’informatica? La risposta è si solo se di dovessero elaborare tutti i nominativi dei clienti, suddividerli per aree e gruppi di interesse e lanciare per loro un servizio di mailing-list. In caso contrario viene meno il ruolo di elaborazione e resta solo la funzione di comunicazione, nel trasmettere informazioni alla clientela e scambio posta. In ambito di gestione del personale, il supporto informatico è valido solo da un certo numero di dipendenti in poi e se i dati provenienti dalla forza lavoro, vengono interfacciati con l’amministrazione, affinché un giorno di assenza, ad esempio, abbia l’immediata ripercussione sulla basta paga. Ecco che qui nasce un altro livello di ragionamento, per cui l’informatica in azienda è valida solo se collegata ed in grado di trasmettere dati da una posizione all’altra. La stessa valutazione è valida per l’area commerciale; è importante assicurare, in un’ottica al minimo, a questa funzione, il compito di elaborare le statistiche per agente, numero di clienti potenziali e quelli visitati, invio di gadget e di collaborazione con il marketing, nella funzione e ruolo di cura del cliente. Considerando l’imprenditore, farà un uso dell’informatica aziendale a livello di verifica e controllo di sintesi, affinché abbia subito la dimensione e la direzione dell’andamento del suo garden. Le risposte ad ogni sfaccettatura qui emersa, non possono essere univoche per tutte le realtà, bensì, vanno personalizzate perché le dimensioni dei garden in Italia sono tra le più svariate. Sicuramente la promessa dell’informatica di abbattere i costi di gestione per elevarne l’utile, è vera, a patto che ci siano delle premesse da rispettare, per cui:
a) la sgravio di lavoro che l’informatica consente, oltre a dare maggiore precisione e tempestività al dato numerico e quindi alle connesse decisioni, va sostituito da altro lavoro. Questo al fine di garantire la produttività complessiva della posizione beneficiaria dei servigi informatici;
b) fatta salva la produttività, un sistema informatico è valido solo se posto a sistema ed interagente tra le diverse funzioni e specializzazioni aziendali;
c) il pc va consegnato non come mezzo di comunicazione ai dipendenti, ma solo e soltanto a chi debba elaborare successivamente la stessa informazione in più livelli di analisi;
d) la comunicazione virtuale è riservata solo a chi naviga in rete per ricercare clientela, relazionare con la stessa e controllo. La funzione di verifica è integralmente interna al garden e prerogativa dell’imprenditore.
e) La scappatoia più diffusa per affermare l’importanza del supporto informatico nel garden è quella, per cui si risparmia sul numero delle persone addette ad un certo settore. In pratica si fanno le stesse cose in un tempo ridotto e con meno persone da assumere. E’ vero! Ma il gioco al ribasso di unità lavorative, oltre determinati livelli, ha portato alla sterilizzazione della creatività nella gestione dell’immagine e del prodotto. Questo concetto va approfondito.
Il calo di produttività del made in Italy è dovuto sia alla difficoltà nella ricerca applicata, che anche nella presentazione del prodotto ai mercati, che trova nell’industria italiana poca originalità. La fantasia è una prerogativa tutta umana, che le macchine ancora non sanno gestire. Il risparmio ottenuto dall’informatica, speso esclusivamente sulla riduzione del numero delle unità lavorative, è stato valido fino ad un certo livello, per rivelarsi negativo successivamente.
A che punto, questo risparmio indotto dalle macchine si fa negativo per l’utile aziendale? Ogni caso è a se stante, sicuramente dal rapporto tra fatturato e numero dei dipendenti, emerge un dato che indica qual è il contributo di ognuno impiegato dell’azienda alle vendite. (in pratica la produttività del lavoro) Questo “indice” va monitorato e gestito nel tempo, tenendo sotto controllo i due parametri che lo costituiscono; il fatturato ed il numero delle persone necessario a realizzarlo, quindi tutti i dipendenti. Ad esempio, se per realizzare un fatturato di 100 servono 10 unità lavorative, la produttività è pari a 10. Se il fatturato restasse tale, ma grazie all’informatica i dipendenti scendono a 9, è vero che la produttività dell’azienda sale a 11,1 ma questo è un dato fittizio perchè si verifica solo dopo un anno. Nell’anno in cui si prendono le decisioni per introdurre sistemi informatici in luogo di dipendenti, va considerato l’esborso sia del sistema stesso che del TFR da liquidare. In realtà, considerando tutto ciò la produttività cala a 8,2 dai teorici 11,1. Nell’anno in cui va a regime il sistema, tutto dovrebbe funzionare, tranne che dal terzo in poi, dove il fatturato incomincerà ad incontrare degli ostacoli, perché la merce prodotta non viene ben presentata al cliente e subisce un calo, tale da abbattere anche la produttività. A questo punto la situazione è in stallo? No! Un recupero di vendite si avrà con innesti di fantasia creativa nella gestione delle tecniche di vendita.
La conclusione è che non va considerato un dogma per l’informatica essere un contributo all’utile aziendale, anzi con questa mentalità si va in aperta area negativa. Il supporto informatico resta valido se rispettati i parametri già indicati, in aggiunta al bisogno di gestione dell’immagine e creatività aziendale del prodotto, senza la quale, il fatturato non trova mercati di sbocco. Le società di pubblicità stanno subendo crolli clamorosi, perché solo personale interno all’azienda, sa impersonare quello che produce e quindi spendersi per farlo apprezzare al consumatore. Il fattore umano, in un certa misura, si rivela ancora strategico per la continuità dell’impresa sul mercato.